Upravljanje dokumentov je pomemben člen v pisarniškem delu

2024 Avtor: Henry Conors | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2024-02-12 12:36

Potek dela razumemo kot pravila, po katerih se podpisane rešitve promovirajo v podjetju ali instituciji od trenutka, ko so prejete v arhivsko hrambo. Osnova tega koncepta je prejem dokumenta, njegova obravnava, prenos izvršilnim organom, organizacijski ukrepi za izvršitev, potrjevanje, izvršitev, hramba.

To je postopek, ki upošteva primere premika dokumenta skupaj s hitrostjo njegovega premika skozi te primerke. Dokumentni tok je proces, ki mora biti povezan z informacijsko dejavnostjo upravnega aparata, z dokumentiranjem vsake posamezne odločitve, shranjevanjem na novo prejetih dokumentov.

Ogromno število pomanjkljivosti v delovanju številnih upravnih aparatov je povezano prav s slabo organizacijo gibanja dokumentov. Na primer, postopek obtoka dokumenta odločitve o upravljanju mora vključevati tri obvezne komponente:

• informacijska podpora za sprejeto odločitev (to vključuje zanesljive informacije,potrditev pravilnosti odločitve);
• dokumentiranje same odločitve (regulativni dokument);
• nadzor nad izvajanjem (ki vključuje organizacijo predlaganega dela, načine izvedbe naloge, izpolnjevanje pogojev in rokov).

Kot je razvidno iz zgornjega primera, je potek dela zbiranje informacij, na podlagi katerih bo izdana upravna odločba; priprava same odločbe, vključno z urejanjem, usklajevanjem, pripravo osnutka do odobritve. Vse zgornje faze zahtevajo gibanje dokumenta ne le med strukturnimi oddelki podjetja, temveč tudi med izvajalci, od tehnikov, specialistov do menedžerjev. Zaključek iz tega primera je naslednji: višja kot je hitrost gibanja dokumenta, višja je kakovost njegove izvedbe na vsaki posamezni stopnji, boljši je proces vodenja podjetja kot celote.

Sam izraz se je v literaturi pojavil že v dvajsetih letih prejšnjega stoletja. Potem je veljalo, da je potek dela organizacija dela, namenjena racionalni izgradnji državnega aparata kot celote, porazdelitvi odgovornosti med različnimi izvajalci in službami. Leta 1931 je Inštitut za tehnologijo upravljanja prvič poskusil urediti enotna načela organizacije pisarniškega dela. Določena so bila pravila, po katerih je treba izvajati prevzem in izročitev dokumentov, pravila za izvedbo in ureditev podpisovanja. Naslednje stopnje gospodarskega razvoja so prejele zakonsko ureditev takega koncepta, kot jepisarniško delo, kjer je bil glavni poudarek na posameznih tehničnih operacijah. Programa ravnanja z dokumenti ti zakonodajni akti niso omenjali, čeprav se je v resnici vse zmanjševalo na organizaciji gibanja dokumentov. Od leta 1974 je bil podpisan glavni dokument, ki ureja celoten proces upravljanja z dokumenti, ki je še vedno v veljavi.

Ta zakonodajni del se imenuje "Enotni sistem upravljanja državnih evidenc" (USSD), katerega odstavki so namenjeni organizaciji gibanja dokumentov, tehnološkim metodam njihove obdelave in pravilom uporabe. Ta zbirka oblikuje osnovno pravilo: "Dokumentotok je operativno gibanje dokumenta po najkrajši poti, vključno z minimalnimi stroški časa in dela." Le z uporabo odobrenega pravila v praksi lahko računamo na izboljšanje življenja prebivalstva države, rast državnega gospodarstva.

Za dosego teh ciljev so potrebni pametni, disciplinirani, odgovorni vodje, za katere bo uvedba poteka dela na podlagi USSD stvar časti in vesti.