Projektna dejavnost vam omogoča najučinkovitejše upravljanje razmerja med razpoložljivimi viri, časom in kakovostjo končnega izdelka. S pomočjo kompetentnega načrtovanja je mogoče pravočasno izvesti korektivne ukrepe upravljanja kadar koli v vsaki fazi življenjskega cikla projekta. Z uporabo ustrezne metodologije je mogoče vnaprej izračunati skupne stroške izdelave tehnične dokumentacije, povprečno trajanje izvedbe in določiti odgovorne osebe na vsaki stopnji (struktura OBS, matrika RAM). Pomembno je pravilno načrtovati celoten seznam del (izgraditi osnovo projekta WBS) in zaporedje njihove izvedbe (prikažite omrežje PDM). Vnaprej je treba določiti verigo nalog, katerih napredek je treba najbolj skrbno nadzorovati. Ker nimajo rezerve, skupno trajanje njihove izvedbe določa skupno trajanje projekta (po metodi kritične poti).
Pomembno olajšanje upravljanja omogoča orodje, kot je matrika odgovornosti (ali linearnaurnik). Zgrajena je na podlagi vnaprej razvite strukture WBS (hierarhična osnova za opravljeno delo) in strukture OBS (organizacijska struktura po izvajalcih). Uporablja se za izvajanje vodenja z uvedbo načela odgovornosti (Principle Responsibility).
Vsako nalogo, ki jo vsebuje program, je treba prilagoditi ustreznim strokovnjakom. Za projekt je ustvarjena matrika odgovornosti - to je prikaz načrtovanih povezav (najpogosteje - grafični). Prikazan je v obliki tabele na podlagi razmerij struktur WBS in OBS. Potem je prva predstavljena kot navpične vrstice matrike, druga pa kot vodoravni stolpci. Za vsak element WBS je določen zaposleni, ki bo koordiniral njegovo izvajanje. Ustrezni znak je odpisan na presečišču obeh komponent.
Matrika odgovornosti, če je narejena pravilno, bi morala dati predstavo o tem, kdo upravlja izvajanje vsake povezave v hierarhični strukturi nižjega nivoja. Za izvedbo katerega koli elementa WBS je lahko odgovorna samo ena oseba. Toda napredek več komponent dela lahko nadzoruje ena oseba.
RAM - tako je na kratko označena matrika odgovornosti projekta (Matrika dodeljevanja odgovornosti) - porazdelitev poročanja in odgovornosti v obliki tabele. Za dobro organiziran program je treba upoštevati pravilo, da je izvedba katerega kolicilje je nadzoroval določen organ upravljanja. Na primer vodja projekta - poslanstvo (vse naloge), odgovorni izvajalci - posamezni elementi itd. Pravzaprav se na ta način zgradi ciljno drevo. Ustrezati mora vrstnemu redu delitve strukture, ki ji je zaupana izvedba ideje. Funkcionalne odgovornosti vseh oseb, vključenih v načrtovano delo, določa matrika odgovornosti. Služi za določitev niza nalog, ljudje pa so osebno odgovorni za njihovo izvajanje.
Posebna programska oprema olajša pripravo projekta. Z njegovo pomočjo lahko veliko hitreje izdelate WBS in OBS strukture, sezname del z organizacijo po fazah in nadzorom. Ustvarjena je ista matrika odgovornosti RAM-a, vendar v bolj podrobni obliki. Tako je brez nepotrebnega truda mogoče pridobiti potrebne tabele v ustreznih programskih paketih. In tudi, če je potrebno, hitro spremenite vse podatke o projektu, hkrati pa prejmete njihov posodobljen grafični prikaz.
