Zapisnik sestanka: struktura in vsebina

2024 Avtor: Henry Conors | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2024-02-12 12:36

Zapisnik sestanka je dokument, ki odraža vse pomembne odločitve tega dogodka. Njena napačna sestava, tako po pomenu kot po izvedbi, lahko povzroči, da jo udeleženci sestanka izpodbijajo. Poleg tega obstaja potencialna nevarnost sprejemanja napačnih vodstvenih odločitev, če zapisnik proizvodnega sestanka vsebuje izkrivljene informacije. Nabor preprostih priporočil vam bo pomagal pravilno urediti.

Besedilo tega dokumenta običajno vsebuje dva dela: uvodni in glavni. Zapisnik sestanka (njegova prva polovica) vsebuje opis glavnih parametrov dogodka: položaji, polno ime. člani, predsednik in tajnik. Kadar ima kdo od prisotnih poseben status (povabljen, strokovnjak, opazovalec ipd.), je to tudi zapisano v dokumentu. Če se je sestanka udeležilo veliko ljudi, potem lahko zapisnik seje vsebuje podatke o njihločen list, ki je neločljiva priloga dokumenta. Uvodni del se zaključi z dnevnim redom, ki vsebuje seznam obravnavanih vprašanj. Zaželeno je, da jih razporedite po pomembnosti, vendar lahko obstajajo tudi drugi dejavniki, ki vplivajo na mesto na seznamu vprašanj. Na primer, struktura dnevnega reda je lahko odvisna od logičnega razmerja dela njegovih vprašanj ali zaposlenosti oseb, ki sodelujejo na dogodku. Sam dokument je sestavljen na pismu organizacije (njenega oddelka), mora biti navedeno, kdaj je bil sestanek.

Zapisnik seje v glavnem delu se mora ujemati z uvodnim delom. Predvsem bi morale biti njene točke v enakem vrstnem redu kot na dnevnem redu. Algoritem za sestavo besedila, ki beleži informacije o vsaki točki dnevnega reda, je naslednji: "poslušal", "govoril", "odločil". Glavno pravilo pri pisanju tega dela protokola je, da se ne spremeni v nekakšen prepis.

Zlasti pododstavek »poslušal« opisuje, kdo je bil osrednji govornik o tem vprašanju, kaj je predlagal na koncu svojega govora. Po besedah govorcev je tudi navedeno, kdo je rekel, kaj je predlagal. Odločitev določa končno stališče večine udeležencev sestanka. Če je bil sprejet z glasovanjem, potem je navedeno, koliko ljudi je bilo za, koliko proti, pa tudi število vzdržanih. Glede na pomembnost obravnavanih vprašanj je lahko navedeno polno ime. ljudje, ki so zasedli eno ali drugo pozicijo.

Zapisnik seje sestavi tajnik, sam dokument podpišeta izvršitelj in vodja seje. Vir informacij za njegovo sestavljanje so ročno napisani osnutki, posnetki, narejeni z diktafonom, prepisi. Če je za reševanje vprašanj, ugotovljenih na seji, potrebno pooblastilo višjega uradnika, ki se seje ni udeležil, se lahko dodatno zagotovi odobritev sklepov tega vodje. Podpisan in registriran protokol se lahko pošlje kot en sam dokument ali kot izvlečki uradnikom, ki jih pokriva le del vprašanj.