Vsako podjetje bi moralo aktivno uporabljati takšno orodje upravljanja, kot je načrtovanje prihodkov in odhodkov (v nadaljnjem besedilu BDR). kaj je to? Poskusimo razumeti ta članek.
Osnovne definicije
Vsak poslovni subjekt ima svoj sistem BDR, odvisno od izbire strategije finančnega načrtovanja, pa tudi od zastavljenih ciljev. Zato je pri definiranju BDR, kaj je in kakšen je njegov namen, treba razumeti dejstvo, da je kot tehnologija vodenja v vsakem podjetju usmerjena k doseganju lastnih ciljev in uporabi lastnih sredstev in orodij.
Proračuni se pripravljajo tako za podjetje kot celoto kot za posamezne oddelke. Proračun prihodkov in odhodkov je delovni načrt, usklajen po vseh strukturnih enotah, ki združuje posamezne proračune in ga zaznamuje pretok informacij za sprejemanje vodstvenih odločitev na področju finančnega načrtovanja. V tem proračunu se načrtovani dobiček in denarni tokovi upoštevajo v celoti. Tako je odgovor na vprašanje, ali BDR -kaj je, lahko trdimo, da je to rezultat številnih razprav, pa tudi sprejemanja odločitev v prihodnosti o usodi podjetja, kar prispeva k njegovemu učinkovitemu operativnemu in finančnemu upravljanju.
Izračuni, ki se izvajajo pri oblikovanju proračuna, omogočajo pravočasno in v celoti določiti znesek denarja, ki je potreben za izvedbo sprejetih odločitev. V tem primeru govorimo o oblikovanju virov prejema teh sredstev (na primer izposojenih ali lastnih).
Vrednotenje učinkovitosti BDR
Kakšen koncept je to in kako ga je mogoče oceniti, je mogoče presoditi šele v zaključenem obdobju. Torej je učinek razvoja proračuna odvisen od tega, v kolikšni meri se kaže stopnja fleksibilnosti poslovnega subjekta zaradi predvidevanja rezultatov vodstvenih dejanj. Finančno načrtovanje in proračun predvideva opredelitev osnovnih nastavitev za vsako posamezno področje dejavnosti subjekta ter izračun različnih možnosti s pripravo odzivov na verjetne spremembe v notranjem in zunanjem okolju.
Proračunske funkcije
Te funkcije so odvisne od faze oblikovanja BDR in njenega izvajanja. Ta finančni dokument je na samem začetku poročevalskega obdobja načrt prodaje, odhodkov in drugih finančnih transakcij v prihodnjem letu. Ob koncu poročevalskega obdobja že igra vlogo cenilca (števec), s pomočjo katerega je mogoče primerjati dejanske in načrtovane kazalnike, da bi prilagodili nadaljnjo dejavnost podjetja.
Funkcije BDDS in BDR so podobne in jih je mogoče predstaviti z naslednjim seznamom:
- analitično (popravek strategije, premislek idej, postavljanje novih ciljev in analiza alternativ);
- finančno načrtovanje;
- finančno računovodstvo (potrebno je upoštevati in upoštevati že izvedena dejanja v preteklem obdobju, da bi se v prihodnje pravilno odločali);
- finančni nadzor (primerjava nalog in dobljenih rezultatov, prepoznavanje slabosti in prednosti);
- motivacijski (razumevanje oblikovanega načrta, kaznovanje v primeru neizpolnitve le-tega in spodbujanje pri njegovem izpolnjevanju in prekomernem izpolnjevanju);
- koordinacija;
- komunikacija (usklajevanje načrtovanih kazalnikov strukturnih oddelkov podjetja, iskanje kompromisov in dodeljevanje odgovornih izvajalcev ene ali druge točke načrta).
Primerjava BDDS in BDR
BDR (proračun prihodkov in odhodkov) ter BDDS (proračun denarnih tokov) sta glavni finančni dokumenti, ki jih je treba na primer predložiti bančni instituciji ob pridobitvi posojila. Vendar pa obstaja razlika med obema:
- BDDS je na podlagi gotovine, BDR je na podlagi nastanka poslovnega dogodka;
- BDR je načrtovanje čistega dobička in z uporabo BDDS so načrtovani denarni tokovi;
- BDR odraža digitalno gradivo brez posrednih davkov, kot so DDV in trošarine, v BDDS pa so vsi kazalniki navedeni ob upoštevanju tehdavki;
- ta dva dokumenta se razlikujeta v strukturi: BDR ima člene o amortizaciji in prevrednotenju, BDS pa člene o prejemu in vračilu izposojenih sredstev;
- in seveda neskladja v namenu teh dokumentov: BDR se uporablja za izračun načrtovanih stroškov, donosnosti, prihodkov in dobička, BDDS pa je potreben za sledenje denarnih tokov prek blagajne in poravnalnih računov podjetja.
Glavne faze načrtovanja proračuna v podjetju
Prva faza je oblikovanje finančne strukture in je namenjena razvoju modela takšne strukture, ki bi omogočal vzpostavitev odgovornosti za samo izvrševanje proračuna, pa tudi nadzor nad viri dohodka in stroški.
Druga faza obsega oblikovanje strukture proračunov in je opredeljena kot splošna shema konsolidiranega proračuna poslovnega subjekta. Na tej stopnji si odhodkovne postavke v proračunu podjetja zaslužijo posebno pozornost.
Na podlagi rezultatov izvajanja tretje faze se oblikuje računovodska in finančna politika podjetja. Z drugimi besedami, ustvarja se sklop pravil za računovodsko, operativno in proizvodno računovodstvo, ob upoštevanju omejitev, sprejetih pri pripravi proračuna in spremljanju njegovega izvrševanja.
Četrta faza je povezana z razvojem reda in postopkov za spremljanje, načrtovanje in analizo, v primeru nastanka - razloge za njegovo neuspeh.
In končno, peta faza je že povezana z neposrednim izvajanjem proračunskega sistema. Vključuje delo, katerega izvajanje je povezano s pripravo finančnih in operativnih proračunov za prihodnje obdobje, izvedbo ustrezne analize, katere rezultati lahko pogosto vodijo do nekaterih prilagoditev proračunov. Posledično bi morali biti prihodki in odhodki podjetja oblikovani v zahtevanem znesku.
Tri pristopi k procesu oblikovanja proračuna
V sodobni literaturi obstajajo trije pristopi, s katerimi se oblikujejo članki BDR:
- od spodaj navzgor;
- "od zgoraj navzdol";
- kombinirano.
Prvi pristop se uporablja v velikih podjetjih, kjer vodje strukturnih oddelkov sestavljajo proračune za oddelke ali oddelke, ki se nato zmanjšajo na proračune delavnice ali obrata kot celote. Predpogoj za organizacijo proračuna je usklajevanje kazalnikov s strani srednjih menedžerjev z najvišjim vodstvom podjetja.
Primer drugega pristopa BBB kaže, da postopek oblikovanja proračuna izvaja najvišje vodstvo in da je sodelovanje menedžerjev nižje ravni minimalno.
Tretji pristop je najbolj uravnotežen in se izogiba negativnim učinkom dveh prejšnjih pristopov.
Vrline proračuna
Kot vsak gospodarski pojav ima tudi proračun tako pozitivne kot negativne strani. Prednosti vključujejo:
- spodbuja motivacijo in pozitiven odnosekipa;
- koordinira delo ekipe kot celote;
- zahvaljujoč redni analizi vam omogoča, da pravočasno prilagodite proračun;
- je orodje za primerjavo načrtovanih in dejanskih rezultatov.
Pomanjkljivosti proračuna
Med glavnimi pomanjkljivostmi je treba izpostaviti naslednje:
- razlike v dojemanju proračunov različnih ljudi;
- visoki stroški in zapletenost procesa oblikovanja proračuna;
- pomanjkanje proračunske motivacije, če se o tem ne obvestijo vsi zaposleni.
