Projektne dejavnosti knjižnic: oblike, metode, stopnje razvoja in primeri

2024 Avtor: Henry Conors | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2024-02-12 12:38

Danes v državi ni več knjižnic, ki ne bi ustvarjale različnih projektov, se ne bi udeleževale raznih natečajev, saj je projektna dejavnost knjižnice tista, ki izboljšuje finančno stanje zavoda in krepi svojo vlogo na tem območju. Tako se kakovost storitev izboljšuje, bralci pa so zadovoljni. Projektna dejavnost knjižnic vam omogoča, da pridobite lastno podobo in jo naredite veliko boljšo. Tako se v delu pojavijo nove perspektive.

Kateri so projekti

Narava in cilji projekta so lahko popolnoma različni. Na primer pilotni projekt. To je prva, poskusna faza implementacije, ki bo poskrbela, da bo izbrani sistem ravnanj učinkovit in enostaven za uporabo. Hkrati se usposablja celotna delovna skupina zaposlenih, vključenih v projekt. Določene so oblike in metode projektne dejavnosti knjižnice, potrebekonfiguracija delovnega sistema, načrt organizacijskih in tehničnih ukrepov. Vse to daje pilotni projekt že v prvi fazi izvajanja. Stroški se znatno zmanjšajo, hkrati pa se pospešuje izvedba projekta v polnem obsegu. Trajanje pilotne različice projekta je omejeno na trideset dni.

Informacijski projekt je pripravljen izključno glede na želje in potrebe uporabnikov. Inovativne in oblikovalske dejavnosti knjižnic vključujejo projekte, ki temeljijo na pomembnih spremembah, spremembah poznanih formatov, uporabi sodobnih tehnologij in inovacij. Inovativni projekti vedno pritegnejo veliko pozornosti uporabnikov. Projekt trženja je zasnovan za čim širšo povezanost z javnostjo območja, ta povezava pa mora biti obojestranska. Strateški projekt je dolgoročna dejavnost z daljnimi perspektivami. Organizacijsko oblikovanje je vedno usmerjeno na bolj kompleksno raven. Na primer, ljudje se združijo, da bi rešili zelo zapletene probleme in razvili projekt, ki je veliko večji.

Poslovni ali partnerski projekt temelji na dogovoru med fizičnimi in pravnimi osebami, kjer so pravice in obveznosti popolnoma enake. Gospodarski projekt je sestavljen v dolgoročni obliki, kjer se rešujejo prednostne naloge knjižnice. Roki pa so pri tovrstnih projektih vedno natančno določeni. Izobraževalni projekti se najpogosteje uporabljajo v projektnih dejavnostih otroških knjižnic, saj so tu lahko usmeritve le usposabljanje, izpopolnjevanje spretnosti, znanja in splošna izobrazba. Socialni projekt je običajno namenjenena kategorija ljudi in je namenjen pomoči, izboljšanju njihovega življenja.

Kulturno-prostorni projekt je zelo priljubljen povsod, v kateri koli podeželski knjižnici projektne dejavnosti temeljijo na tej obliki dela. Knjižnica tukaj deluje kot center za prosti čas, takšni dogodki so običajno zelo spektakularni: to so glasbeni in literarni večeri, gledališke predstave, predstavitve, festivali, državni prazniki, ustvarjalni večeri in različne razstave. Projekt strokovnega razvoja se izvaja v okviru tima zaposlenih in je namenjen izboljšanju, izpopolnjevanju posebnih znanj zaposlenih v knjižnici.

Mega in monoprojekti

Obstaja nenavadno veliko število klasifikacij projektov. Ločeno jih je mogoče obravnavati glede na obseg in jih razdeliti na mednarodne, meddržavne, regionalne in medregionalne, nacionalne, sektorske in medsektorske, oddelčne, korporativne, pa tudi projekte, ki se izvajajo v eni knjižnici. Slednjega lahko imenujemo monoprojekt, obstajajo pa tudi multiprojekti - izvedba poteka v več knjižnicah in megaprojekti - zelo širok, vsaj regionalni projekt.

V domačih publikacijah ni enotne definicije pojma "megaprojekt". Vendar pa so tudi programske in projektne dejavnosti podeželskih knjižnic včasih vključene v specializirane celostne programe z enim samim ciljem in številne med seboj tesno povezane heterogene projekte, ki se izvajajo na različnih ravneh upravljanja. Na regionalni ravni megaprojekt vključuje tudimultiprojekti in monoprojekti, ki so najpogosteje povezani z razvojem kulturnega okolja – knjižnični sektor, gledališča, muzeji, centri za prosti čas. Toda glavni pogoj: vse projekte mora združiti en sam cilj, dodeljena materialna in finančna sredstva ter časovni okvir izvedbe.

Megaprojekti se vedno razvijajo na najvišjih ravneh oblasti – na meddržavni, državni, republiški ali na ravni regije ali ozemlja. Vedno so dragi, dolgotrajni, z dolgotrajno izvedbo, ki vključujejo oddaljena območja z nezadostno razvito infrastrukturo. Vedno pa vplivajo na kulturno in družbeno okolje celotne regije ali celo države.

Tukaj potrebujemo posebne metode upravljanja in usklajevanja, skrbno pripravo. Primer programske in projektne dejavnosti velikih knjižnic je izvedba dogodka Puškinova knjižnica, ki ga je sprožila Soroseva fundacija leta 1998, ki je potekala v izjemno velikem obsegu, trajala je tri leta in je bila le prva prodana. 20 milijonov dolarjev. Sodeloval je v megaprojektu knjižnice na ozemlju 83 subjektov Ruske federacije.

Projektna ideja

Vsak projekt je vedno cel niz dejanj, ki so namenjeni prepoznavanju in reševanju določenega problema. In vsak problem ima svoj izvor in končno rešitev. Zato je doseganje končnega rezultata v projektni dejavnosti knjižnic vedno prisotno. Ideja projekta je nujno pomembna v družbenem smislu, tudi če je sam projekt majhen in skromen, je njegovrezultati bodo zagotovo koristni in potrebni določenemu delu populacije. Projektne dejavnosti knjižnic so vedno usmerjene k določenemu rezultatu. Lahko je kateri koli koncept ali storitev, ki je dokončana v svoji sestavi in lastnostih, kot je predvideno v projektu.

Zakaj knjižnice potrebujejo projekte? To je najprej nekomercialna dejavnost, vendar je pomembna v tem, da deluje na spremembo razmer pri zagotavljanju dostopa do najbolj kakovostnih, popolnih in učinkovitih informacij vseh vrst – tako za ciljne skupine bralcev kot za lokalno skupnost v njeni najširši pokritosti. Najbolj priljubljena programska in oblikovalska dejavnost knjižnic. Na splošno velja, da so skupni projekti najučinkovitejši, če se sodeluje z drugimi knjižnicami, kulturnimi ali informacijskimi ustanovami, z lokalnimi oblastmi, pa tudi z neprofitnimi organizacijami. To je seveda res, vendar to sploh ne pomeni, da knjižnica ne more sama uspešno izvajati programske in projektne dejavnosti.

Faze projektnega dela

Ko se projekt izvede, se vedno pojavijo nove storitve – družbene, kulturne, informacijske, izobraževalne, odprejo se nove priložnosti, pojavijo se celo nove strukture. Že dolgo pred pripravo poročila o programski in projektni dejavnosti knjižnice postane jasna pomen izvajanja tovrstnih dogodkov. Vsak projekt ima enake osnovne lastnosti. To je časovna omejitev – od trenutka, ko se projekt začne do popolne rešitve problema, tjzaključek dela, ko je naveden zaključek rezultata pri reševanju problema, ki je naveden v projektu in je temeljito strukturiran.

Spodaj bo posebej prikazano, kako je napisano poročilo o programskih in projektnih dejavnostih knjižnice kot celote in kako je s posebnim projektom. Pri izvajanju katerega koli projekta bo za zagotovitev doseganja cilja potrebna določena količina sredstev. Faze dela na projektu knjižnice lahko opišemo takole: najprej se razvije koncept, nato se izvede in nato dokonča. Navdih je mogoče najti ob ogledu drugih že razvitih projektov. Projektne dejavnosti v knjižnici se vedno začnejo s tem. In vedno obstaja vaša lastna ideja. V začetni fazi se zbirajo in analizirajo primarni podatki, identificirajo se problemske situacije, ki jih je treba spremeniti. Nato se določijo cilji, določijo naloge, navedejo se glavne zahteve ter potrebni viri sredstev in časa.

Nato se analizira projektno okolje, izbira udeležencev, ugotovijo tveganja. Pri tem se določijo vsi možni načini reševanja tega problema in izbere optimalni. Tako se pričnejo vsi uspešno razviti projekti v projektni dejavnosti knjižnice. Najzanimivejši izmed predlogov za rešitev ugotovljenega problema je sprejet. In z zaključenim konceptom lahko začnete iskati finance. Ni toliko organizacij, ki bi bile pripravljene financirati knjižnice, a jih še vedno najdete. Vloga za financiranje poteka.

Ideja, cilj, naloge

PredNajprej se je treba odločiti za glavno idejo projekta: katere skupine uporabnikov potrebujejo njegovo izvedbo, ali projektna ideja ustreza potrebam in zahtevam ciljne publike, pa tudi trenutno stanje, zakaj je ta potreba sploh lahko nastane in ali lahko ta knjižnica reši te probleme. Tukaj je treba uskladiti zahteve: projektna dejavnost v šolski knjižnici se bistveno razlikuje od univerzitetne. Idejo je treba potrditi s konkretnimi podatki, strokovnimi ocenami, realnimi statistikami, zahtevami uporabnikov, objavami v tisku in podobno.

Največje težave nastanejo pri oblikovanju ciljev. Cilj je, kot običajno, dolgoročni rezultat, končni izdelek, točno tisto, kar povzroča potrebo po izvedbi projekta, torej so to zaenkrat splošne izjave, količinsko in kvalitativno nič potrjene. Formula za želeni rezultat. Uspešni primeri projektnih dejavnosti knjižnic kažejo, da dolgoročna narava rezultata ustvarjalcem ne preprečuje odgovora na vprašanje »zakaj?«. Naloge so običajno lažje, hitrejše in lažje obvladljive, saj so tesno povezane s problemom, ki ga rešujemo, so vedno specifične in zagotavljajo vmesne rezultate projekta do končnih, odražajo spremembe stanja – kvantitativne in kvalitativne ter najbolj kar je pomembno - vedno imajo akcijo.

Zato si je treba zadati naloge, ki so obsežne in terminsko natančne. Ko odločitev zazveni: "izboljšaj to" ali "izboljšaj to", bo naloga sama ostala nepopolnarešeno, ker ni naveden noben konkreten rezultat. Poročilo o projektnih aktivnostih v knjižnici ne bi smelo vsebovati tako nejasnega besedila. Tukaj potrebujemo jasne glagole: "spremeni na to", "združi to in to", "ustvari to" itd. Ko oblikujete problem, se lahko preizkusite z vprašanji. Na primer: ali ima ta naloga natančen rok za dokončanje, naredite "kaj" in "kako" povsod nadomestite "zakaj" in "zakaj", ali je mogoče preveriti in izmeriti rezultat reševanja te naloge, ali je ta naloga izvedljiva ali so pogoji za to nalogo vsem jasni, ali bo rešitev te naloge z vidika rezultata postala pomembnejša od samega cilja?

Razvojna faza

Vsebina razvojne faze je izdelati vse glavne komponente, ki jih vsebuje projekt, in ga v celoti pripraviti na izvedbo. Najprej je zdaj treba imenovati vodjo projekta in oblikovati ekipo. Drugič, razvijte strukturo projekta, vire, določite glavno delo in določite končni rezultat vsake faze.

Načrtovani načrti, urniki dela, premišljena podpora - določi se proračun in ocena projekta, tehnologije nadzora in upravljanja, izračunajo se možna tveganja. Končno se v tej fazi podpiše pogodba o financiranju projekta. Vse to strukturno načrtovanje bi moralo vstopiti v razvojno fazo.

Ustvarjalcem projekta bi moralo biti v tem trenutku popolnoma jasno, kakšne aktivnosti je treba izvesti, da bi dosegli načrtovanorezultati, tako vmesni kot končni. Na tej stopnji je že jasno opredeljeno, kaj točno se bo naredilo, kdo bo izvajal načrtovane akcije, kako bo to izvedel, kdaj se bo to zgodilo, kakšno je zaporedje dejanj, kakšna sredstva bo vse to zahtevalo.

faza implementacije

Zdaj se je treba lotiti glavnega dela projekta, ki ga bo vodja, ko se izvede vsako dejanje, nenehno spremljal. Za to bo potreboval natančen nadzor glede zbiranja vseh dejanskih podatkov, da bi jih primerjal z načrti. Na koncu projekta je treba doseči vse končne cilje, ki so bili začrtani v zgodnjih fazah dela. Rezultati se nujno povzamejo in projekt se zaključi.

V fazi izvajanja projekta je glavna vsebina dela običajno organizirana oglaševalska družba, izvajanje predstavitev, po kateri se projekt začne izvajati. Razvijajo se metodološka gradiva in objave v množičnih medijih. Rezultat projekta se oceni, rezultati se seštejejo in nato sledi poročevalski del.

Poročila so pripravljena tako informativna kot finančna (za tiste organizacije, ki so bile sponzorji). Projekt je zaprt, včasih slovesno. Najboljši projekt je tisti, ki se nikoli ne konča v obliki koristi, ki jo je prinesel. V tem primeru so rezultati trajnostni in pridobljene izkušnje lahko delite z drugimi organizacijami in knjižnicami.

Projektna dokumentacija

Oblikovanje projekta vdokumenti bi morali izgledati nekako takole:

1. Na naslovni strani - ime projekta, njegovi avtorji in organizacija prijaviteljica.

2. Uvodni del s kratkim opisom projekta - največ pet stavkov, kjer je orisana izjava in opis problema, zaradi katerega je bil projekt ustvarjen, nato prepričljivi dokazi o potrebi in utemeljitvi ustreznosti projekta (veliko nekoliko pretirava ta pomen in prav je tako).

3. Naveden je namen projekta in končni rezultat po njegovi izvedbi.

4. Naloge in načini za njihovo reševanje so v vrsti.

5. Podrobne informacije o udeležencih projekta. O vodji projekta. O izvajalcih. O partnerjih.

6. Splošna vsebina projekta s seznamom dejavnosti, potrebnih za rešitev posameznega problema. Tukaj je priročno uporabljati tabele in grafikone z datumi dogodkov in navedbo odgovornih oseb.

7. Ocena stroškov – proračun projekta.

8. Vse o pričakovanih rezultatih.

9. O možnostih razvoja na podlagi rezultatov projekta.

Pogovor

zato ta ustvarjalni proces pritegne zaposlene brez kakršne koli prisile, pa tudi obiskovalce knjižnice in druge prebivalce območja.

O tem moram pisatida je projektno delo polno veselja in besed hvaležnosti, prispeva ne le k ohranjanju, temveč tudi k blaginji vsake knjižnice ter tako pritegne pozornost oblasti in poslovnih struktur, različnih organizacij, združenj in širše javnosti.

Zakonodaja in novi predpisi

V zadnjih desetletjih je pri nas prišlo do številnih družbenih in gospodarskih sprememb. Treba je opozoriti, da situacija še ni v celoti urejena. FZ-131 je bil sprejet na primer o lokalni samoupravi, kar je močno zapletlo tako življenje kot delovanje knjižnic. Vendar pa se razvijajo drugi pristopi za obvladovanje trenutne situacije.

In razvoj projektov je eden najučinkovitejših načinov za premikanje knjižničarstva v sodobno smer. Te tehnike doslej še niso bile v celoti razvite in so pogosto spontane narave, vendar tudi v teh primerih kažejo visok učinek, četudi je knjižnica omejena na izvajanje le posameznih elementov te smeri.

Načrtovani distribucijski sistem je že preteklost, pravna ureditev tudi, upravljanje je decentralizirano. Vse te spremembe ne morejo le vplivati na psihologijo ljudi, tudi knjižničarjev. Edina stvar, ki priskoči na pomoč, je računalniška tehnologija, ki je v zadnjem času naredila velik preskok v razvoju. To je neprecenljivo pri projektnih dejavnostih katere koli knjižnice – mestne, podeželske in otroške.