Osnovne norme in pravila poslovnega bontona za pisarniškega delavca in javnega uslužbenca

2024 Avtor: Henry Conors | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2024-02-12 12:31

Ko začnete delati, boste kmalu spoznali, da sposobnost upoštevanja osnovnih pravil poslovnega bontona prispeva k profesionalnemu uspehu na katerem koli področju in je cenjena enako kot poslovne lastnosti. Pomagal vam bo, da se boste zlahka vklopili v katero koli ekipo in hitro pridobili kredibilnost pri sodelavcih in vodstvu, še posebej, če boste hitro uspeli ujeti razliko med poslovnim in posvetnim bontonom ter se naučili izbrati pravo linijo vedenja.

Osnovni poslovni bonton

Dobro vedenje v uradu ali vladnem uradu se nekoliko razlikuje od tistega, kar se zunaj šteje za dostojno (običajno).

• Če je vodja moški, ženske ne smejo pričakovati, da bo vstal, ko vstopijo v pisarno. Čeprav so med šefi vzgajani moški, ki imajo to navado pripeljano na raven refleksa in ki vedno vstanejo, ko gospa vstopi v sobo, je to izjema. In naj bo lepo, a vseeno posvetni ton pri delu je neprimeren. V pisarni,v vladni agenciji moški šef najprej stopi skozi vrata, in ko si na službeni poti, se najprej usede v avto.
• Besedi "hvala" in "prosim" v delovnem okolju sta še bolj zaželena kot v "družabnem življenju". Zahvalite se svojim kolegom za vsako, tudi najbolj nepomembno storitev, in ne pozabite na "čarobno besedo", ko podate zahtevo ali preprosto prenesete ukaz svojih nadrejenih enemu od zaposlenih.
• Ko pozdravite kolege, se vedno nasmehnite in jim vrnite z nasmehom.
• Pogovarjajte se z ljudmi z mirnim, prijaznim tonom in jim pokažite znake pozornosti, ne glede na njihov spol.
• Če ima moški, ki hodi pred vami do vrat, veliko dokumentov, ga prehitite, da odpre vrata in ga spustite mimo. Pomoč v pisarni mora biti vedno tista, ki mu je bolj priročna in priročna, vendar v uradnih odnosih obstaja jasna hierarhija, ki jo morate čutiti in vzdrževati. To ne pomeni, da bi morali biti sramežljivi pred nadrejenimi ali izkazovati večjo pozornost do vsake besede, ne, vendar mu morate nameniti spoštovanje.

Sprejeta pravila poslovnega bontona se lahko bistveno razlikujejo ne le v različnih panogah, temveč tudi v posameznih podjetjih. Vendar pa obstajajo pravila, ki jih morajo upoštevati tako pisarniški delavci kot državni uslužbenci. Med njimi so spoštovanje točnosti, skladnost s podobo podjetja v oblačilih, sposobnost ohranjanja skrivnosti in sposobnost puščanja osebnih težav zunaj službe. Pogovorimo se o vsakem od teh pravil podrobneje.

Potreba je narediti vse pravočasno

Pravila poslovnega bontona v pisarni, vladni agenciji zahtevajo, da vedno pridete na delo pravočasno, vse naloge opravite pravočasno. Zamude, zamude pri delu, ki jih je treba oddati točno ob obljubljenem času, so nesprejemljive.

Nikoli ne zamudite poslovnega sestanka, pridite nanj zgodaj, da ne ogrozite ugleda podjetja, ne samo svojega. Če morate zamujati, opozorite na to vnaprej, pristojni bi morali vedeti, kje ste. Ne pozabite, da so spoštovanje točnosti, točnosti v vseh zadevah nepogrešljiva pravila poslovnega bontona za javnega uslužbenca in pisarniškega delavca, pa tudi izraz spoštovanja do drugih, ki je naraven za vsako izobraženo osebo.

Kako se pravilno obleči za urad ali vladno službo

Upoštevati je treba običajen poslovni kodeks oblačenja.

• Izgled zaposlenega mora biti skladen s podobo podjetja, ustvarjati prijeten vtis, pri delu v državni agenciji pa je to še toliko bolj pomembno.
• Ženske morajo nositi krila in obleke, ki niso daljša od kolen, dovoljene so hlačne obleke po meri. Za delo v pisarni je nesprejemljivo nositi oblačila svetlih, kričečih barv z bleščicami, okrasnimi kamni in tesnimi oblačili.
• Moški naj se držijo poslovnih oblačil, nosijo obleke, hlače, srajce s kravato ali brez. Kavbojke in puloverje je najbolje izključiti iz delovne garderobe.
• Lahko nosite v služboskromen nakit, ki se ujema z obleko, pa tudi drugi detajli kostuma.

Politika zasebnosti

Morate biti sposobni obdržati skrivnosti podjetja, kakršne koli transakcije, ne da bi to temo razširili s sodelavci ali s svojimi najdražjimi. Ne prebirajte pisem, namenjenih drugim osebam, vsa sporočila pošljite osebno, brez posrednikov in nepooblaščenih oseb. Če morate poslati faks, pokličite naslovnika vnaprej, da bo v bližini in lahko osebno prejme dokument ali pismo. Ne mešajte osebnega življenja s službo, ne govorite o težavah v življenju, ne iščite tolažbe ali prosite za pomoč sodelavcev. V pisarni je pomembno ohraniti umirjenost in dobro voljo, ne glede na slabo voljo. Ta pravila poslovnega bontona za državnega uradnika in pisarniškega delavca je treba strogo upoštevati.

Vi in vaš šef

Pravila poslovnega bontona za podrejene pomenijo oddaljeno, neznano pritožbo vodji. Tudi če je šef (šef) dekle ali mladenič, ki je le malo starejši od vas, je vredno reči "ti". Če ste v vodstveni pisarni in vstopi poslovni partner ali drug šef, se mora odločiti, ali ostanete ali odidete, on se mora odločiti, ali vas prosi, da odidete, ni razloga, da bi se počutili omalovažene. Če vas šef kdaj užali pred neznanci, ne odgovarjajte tako. Če ste razburjeni, ne skočite iz pisarne, poskusite mirno iti ven in poiskati samoten kraj, kjer se lahko umirite. nePogovorite se o tem, kaj se je zgodilo s kolegi. Z upraviteljem se lahko dogovorite izven delovnega časa, mirno poslušate njegove želje in izrazite svoje pritožbe. Višji kot je šef, težja je vaša vloga, v nekaterih situacijah pa je pomembno, da se spomnite pravil poslovnega bontona. Če je treba posebno spoštovano osebo pospremiti po hodniku ustanove, morate odpreti vrata, da spustite pomembnega gosta, in se nato premakniti poleg njega in zaostajati le za četrt koraka. Če se hodnik razcepi, boste morali z elegantno kretnjo nakazati smer. Če se hodnik vije, lahko rečete "Naj te sprehodim" in potem pogumno naprej.

Nekaj besed o slabem vedenju

Obstajajo norme in pravila poslovnega bontona, ki so nedvoumna za vse zaposlene: ne preberite pisem drugih ljudi, govorite zadržano in vljudno, bodite prijazni s sodelavci in držite distanco od nadrejenih. Toda včasih se pri delu naredi izjema od teh pravil, na primer, ko morate najti dokument v mizi drugega zaposlenega, ki ga ni. Splošno vedenje v službi in v pisarni mora biti dostojanstveno, z brezhibnimi manirami. Nenehno morate spremljati svoje vedenje, kako hodite, komunicirate, sedite. Ne pozabite, da se je nedostojno dotikati nosu, ušes, las ali drugih delov telesa v javnosti.

Česa nikoli ne bi smeli početi na delovnem mestu:

• Žvečite, izberite zobe.
• Grze peresa, svinčnike, papir ali nohte.
• Pravilno ličenje, manikura, barvanje ustnic na delovnem mestu - to so osnovna pravilaposlovni bonton za tajnico.
• Zehajte, ne da bi pokrili usta.
• Postavi noge na mizo, prekrižaj noge

Obvezno dnevno:

• Ohranjujte čista oblačila, lase, telo, uporabljajte deodorant, vendar ne parfum.
• Nosite urejen robec.
• Poskrbite za zdravje svojih zob.

Ta pravila in želje so nepogrešljive norme bontona, omogočajo vam, da postanete ne le dober, dragocen uslužbenec, ampak tudi prijetna oseba, s katero želite imeti opravka. Videz je najboljši način za izkazovanje spoštovanja do drugih ljudi.

Pravila dobrega vedenja pri ravnanju s kolegi

Ko začnete delati v pisarni in spoznate svoje sodelavce, začnete graditi odnose, ki bodo določali klimo v timu in rezultate skupnega dela. Kako se obnašati, da bi jih osvojili? Bodite prijazni z vsemi, vendar se ne poskušajte takoj zbližati z eno osebo, dajte si nekaj časa, da bolje spoznate ljudi. Zaposlene povprašajte o delu, vendar se sprva ne pogovarjajte z njimi. Ne skrbite, če se vam od prvega dne ni uspelo pridružiti ekipi, s tem ni nič narobe. Vedno se zahvalite kolegom za pomoč in ne pozabite prekoračiti pravil poslovnega bontona.

Na primer:

• ne nadlegujte svojih kolegov s svojimi pogovori in se ne vmešavajte v pogovore drugih ljudi;
• ne ogovarjaj in ne poslušaj tračev, ne prisluškovaj drugimtelefonski klici;
• ne razpravljajte o zdravstvenih in telesnih težavah s kolegi;
• ne poskušajte izražati ali vsiljevati svojega osebnega mnenja ob nobeni priložnosti;
• ne grajajte nikogar v prisotnosti tujcev, tudi če imate trikrat prav, nenadoma ste izgubili živce - takoj se opravičite;
• ne pretvarjajte se, da ste bolj zaposleni kot drugi, včasih lahko vljudno prosite svoje kolege, naj ne delajo hrupa, ampak to storite vljudno in brez klicanja;
• ne bodite sebični, v svoji uradni vnemi poskušajte ne škodovati svojim kolegom, da bi si prislužili kakšno prednost ali si prislužili uslugo pri nadrejenih.

In glavno pravilo poslovnega bontona, tako za pisarniškega delavca kot za vladnega uslužbenca, je: »v odnosih s sodelavci in vodstvom moraš biti vljuden, taktičen, vljuden in toleranten, nikoli se ne smemo ukvarjati s svojimi čustvi.”

Telefonski bonton za tajnico

Prvi vtis o podjetju se pogosto naredi po telefonu, slabega prvega vtisa pa se je težko znebiti. Zelo pogosto lahko ob službenem klicu v podjetje naletite na odgovor, ki nima nobene zveze s poslovnim bontonom ali preprostimi pravili vljudnosti. Nekateri zaposleni se na službeni telefon odzovejo, kot da delajo uslugo, drugim se ne zdi potrebno imenovati podjetja ali oddelka. In vsi vedo, kako prijetno se je po tem pogovarjati po telefonu z vzgajanimi ljudmi, ki se hitro, prijazno odzovejo in izrazijo pripravljenost pomagati.

Na telefonske klice običajno odgovarja tajnica, a ne samo on, ampak vsi zaposleni bi morali poznati osnovna pravila poslovnega komunikacijskega bontona, ki jih je pomembno upoštevati pri telefonski komunikaciji.

• Ne silite ljudi, da čakajo na odgovor, takoj dvignite telefon in odgovorite. Če ne morete govoriti, prosite, da pokličete nazaj, ne prisilite sogovornika, da čaka. In vključevanje glasbe v vrstico, da zapolni vrzel, velja za slabe manire.
• Takoj ko dvignete telefon, pozdravite, poimenujte svoje podjetje in se predstavite. Če delate v veliki instituciji, morate imenovati poseben oddelek, ki bo klicatelju pomagal najti pot.
• Ko telefon zahteva nekoga drugega, sprejmite sporočilo zanj ali ponudite, da pokličete pozneje.
• Med pogovorom se imejte pod nadzorom in se obnašajte korektno tudi z najbolj počasnimi strankami. Če je oseba na robu, ji pomagajte, da se umiri, v odgovor na žalitev pa samo odložite.
• Pazite na govor in izbirajte besede, ne pozabite, da je žargon v poslovni komunikaciji popolnoma neprimeren. Nikoli ne recite »ja« ali »v redu«, samo »da«, »v redu« ali »seveda«.
• Telefon držite v rokah, ne med ramo in brado, govorite jasno in neposredno v mikrofon, ne mimo. In nikoli ne govorite s polnimi usti.
• Ko pokličete, se pozdravite in takoj identificirajte sebe in podjetje, ki ga zastopate. Bodite vljudni, kratki in do bistva.

Poslovni bonton pri ravnanju z obiskovalci

Državni uslužbenci in pisarniški delavcizaposleni pogosto sprejemajo stranke v svoji pisarni. Lepo vedenje je tu izjemno pomembno, ljudje imajo radi opraviti z nekom, ki jim izkazuje spoštovanje. Pravila bontona za poslovno komunikacijo in vedenje je treba upoštevati pri vsem: tako pri srečanju z obiskovalcem na vratih, mu pomagati sleči, kot pri tem, da ne čaka. Če morate še čakati, se opravičite, tudi če za to zamudo niste krivi, mu ponudite čaj ali kavo. Pozdravite ljudi s prijaznim nasmehom, poskušajte navezati neformalne stike, vendar nikoli ne ogovarjajte ničesar. V pogovoru držite distanco, vendar bodite korektni, vljudni in potrpežljivi. Spremljajte obiskovalce do vrat pisarne, kot da bi bili vaši gostje.

Dober ton v poslovnih pismih

Pravila poslovnega dopisovanja vplivajo tako na videz kot na vsebino, na vsebino samega pisma. Pred pisanjem morate sestaviti načrt, ki vam bo pomagal jedrnato in jasno navesti bistvo zadeve. Hkrati je pomembno upoštevati več obveznih pravil za vodenje poslovne korespondence.

1. Črka mora biti pravilno napisana glede na slog, črkovanje in ločila.
2. Uradna sporočila so običajno natisnjena, to je znak spoštovanja do naslovnika.
3. V skladu s pravili lepega vedenja nobeno pismo, razen zahvale, ne sme ostati neodgovorjeno.
4. Pismo mora biti lepo oblikovano, običajno je, da se poslovna pisma pišejo samo na belem papirju A-4.
5. Črke vedno označite z datumom spodaj levo in pustite osebni podpis, priimek inzačetnice.
6. Pri nagovarjanju je običajno uporabiti besedo "dragi (s)", pri uporabi osebnega zaimka "ti" pa jo napišemo z veliko začetnico.

Za zaključek

Popolnost se doseže s pridnostjo in ponavljanjem. Prizadevajte si za odličnost v vsem, razglašajte pravila poslovnega bontona - v načinu držanja, v načinu govora in gibanja, vendar se ne ustavljajte le pri zunanji manifestaciji lepih manir, popravljajte pomanjkljivosti lastnega značaja, bodite pozorni sodelavcem, naučite se vzdržljivosti in potrpežljivosti, enako spoštljivo ravnajte do sebe in do drugih ljudi. Če boste pridno delali, boste kmalu opazili rezultate, ki vam bodo spremenili življenje.