Beseda protokol je vsem na ustnicah. Pisarniški delavci ga redno slišijo med sestanki, policisti ga uporabljajo v svojih poklicnih dejavnostih, voditelji držav in diplomati pa so prisiljeni upoštevati pravila, ki jih narekuje. Kaj je protokol? Izvedeli bomo spodaj.
Pomen protokola
Tako kot mnogi drugi izrazi ima ta beseda več pomenov. Vse je odvisno od področja dejavnosti, na katerem se uporablja želeni koncept. Oglejmo si torej najpogostejše situacije, ko je običajno govoriti o protokolu.
Ko gre za poslovno okolje, je protokol dokument, ki opisuje dogodek, ki se odvija (sestanek, sestanek, upravni odbor itd.).
O policiji smo že omenili, ki tudi pogosto sestavi podoben dokument. V tem primeru gre za ugotovitev dejstva kaznivega dejanja ali kaznivega dejanja.
V mednarodni obliki je protokol niz pravil, ki jih je treba upoštevati med uradnimi srečanji med vladnimi uradniki in diplomatskimi osebnostmi. Na primer, obstaja protokol sestankov predstojnikovdržave ali na obisku pri predsedniku.
Vendar se bomo v tem članku osredotočili na koncept poslovnih protokolov.
minute sestanka
Poslovna srečanja so sestavni del vseh procesov v poslovnem okolju. Potekajo lahko uradno, ob upoštevanju dogovorjenega časa in samo v pisarni. Zelo priljubljeni so tudi neformalni poslovni zmenki. V drugem primeru lahko storite brez potrditve protokola pogovora. Če je sestanek uraden, mora biti v pisni obliki v skladu z vsemi pravili.
Zapisnik vodi tajnica ali druga oseba s temi pooblastili. Če želite slediti toku pogovora, poskusite sestaviti približen seznam vprašanj, o katerih bomo razpravljali na sestanku. Koristno bi bilo imeti tudi diktafon, da ne bi spregledali podrobnosti, saj je protokol zelo podroben opis poslovnega dogodka.
Zabeležite si imena prisotnih in odsotnih. Zase lahko naredite zapiske glede lokacije vseh, ki so prišli na sestanek, da brez napak navedete avtorstvo določenih besed.
Na začetku vsakega sestanka se določi vrstni red, v katerem bodo obravnavana vprašanja, ne pozabite ga zapisati dobesedno.
Če je bilo glasovanje na seji, navedite njegove rezultate (koliko ljudi je glasovalo "za" in koliko "proti"). V primeru, ko je bilo na seji manjše število prisotnih, imate možnost označiti tudi imena in priimke vseh, ki so glasovali.
Ne odlašajtevložitev protokola na stran, ker v tem času lahko pozabite na podrobnosti sestanka.
Minute pogajanj
Pogajanja se od rednega poslovnega srečanja razlikujejo po tem, da običajno razpravljajo o enem ali nekaj vprašanjih, ki igrajo veliko vlogo za obe strani. V tem primeru je protokol priložnost za snemanje vseh odtenkov pogovora in zahtev strank. Obravnavana zadeva ni vedno rešena takoj po prvih pogajanjih, zato direktorji ali drugi zaposleni potrebujejo čas in popolne informacije o sestanku.
Protokol pogajanj je sestavljen po enakem principu kot kateri koli poslovni dokument.
Navesti je treba datum opisanega dogodka, številko dokumenta in polno različico naslova. Sledi uvod, ki nujno navaja seznam prisotnih in glavna vprašanja za razpravo.
V glavnem delu so informacije običajno razdeljene na tri dele: »Poslušano«, »Speaked«, »Odločeno«. V polni različici protokola so besede vseh govorcev citirane dobesedno, v nekaterih primerih pa se izda tudi izvleček iz protokola, ki podvoji določen del.
